Dicas para o Word

Pode até haver algumas outras opções, mas o Word ainda aparece em primeiro lugar quando você pensa em um editor de textos. Mesmo que a maioria de usuários de PC use o editor constantemente, há ferramentas extremamente úteis do Word que passam longe da formatação de letra ou da visualização antes de imprimir. Confira nossas 15 dicas!

Notas de rodapé
Para trabalhos de faculdade ou projetos de mestrado, é bom que o usuário saiba como colocar notas de rodapé em seu texto. Assim, referências a textos e citações de livros podem ser feitas no próprio documento, ao invés de serem empilhadas no final do arquivo. No menu Inserir, selecione o campo “Notas em Referências”. Após selecionar se prefere letras, números ou algarismos romanos, o usuário pode escrever o texto da referência no rodapé da página. O processo deve ser repetido a cada nota.

Dicionário de sinônimos
Quando você precisa escrever uma palavra alternativa àquela já usada no parágrafo anterior, o Word dá uma força. Basta clicar com o botão direito do mouse sobre o termo repetido e selecionar a opção “Sinônimos” no menu. Logo abaixo dos sinônimos relacionados, o usuário pode navegar pelo “Dicionário de Sinônimos” no botão com mesmo nome. Ainda que tenha algumas falhas de interpretação, a função funciona muito bem.

Controle as alterações
Um documento, muitas vezes, pode ser usado por inúmeros usuários. Para saber quem mexeu no quê do texto, o Word traz a opção “Controlar Alterações” no menu Ferramentas. Após acioná-la, qualquer adição de texto no documento é mostrada na cor vermelha. Trechos deletados ou colados aparecem nas laterais da página com balões indicativos. O sistema de controle permite que o editor final do texto escolha se aceita ou não as alterações com o botão direito do mouse.

Conte as palavras
Essencial para um software de textos, a ferramenta de contagem de palavras é a melhor amiga de estudantes que não agüentam mais escrever um trabalho da faculdade. Na opção “Contar Palavras” em Ferramentas, o Word não só conta o número total de letras (com ou sem espaço), como também mostra quantas palavras, linhas e parágrafos o documento tem. Para facilitar ainda mais sua vida, o usuário pode formatar a opção para aparecer na barra superior de ferramentas.

Formatar parágrafo
Outra necessidade para textos que serão entregues a bancas de faculdade ou órgãos federais é a formatação correta de parágrafos. Depois de selecionar o trecho do texto específico, clique em Formatar e, logo depois, “Parágrafo”. Na janela que se abre, o usuário pode formatar alinhamento, espaçamento entre as linhas, recuo das palavras em relação à margem e à quebra de linhas, para não tornar a mudança de linha prejudicial ao texto.

Colar especial
Para não sofrer por longos minutos desformatando um texto copiado da Web, cheio de links e fontes com diferentes cores e tamanhos, o usuário pode recorrer à função “Colar Especial”. Ao invés de transferir as palavras literais, o Word quebra toda a formatação e cola apenas o texto bruto. Depois de copiar o trecho, o usuário seleciona a página que pretende colar e, em Editar, clica em “Colar Especial”. Na janela aberta, basta o usuário escolher a opção “Texto não formatado”.

Substituir palavras no texto
Descobriu que o nome da empresa que você digitou inúmeras vezes num texto gigante estava grafado de maneira errada? Não precisa ir atrás de todos os termos para deixar o documento correto. No menu Editar, escolha a opção “Substituir”. Clique na segunda aba (“Substituir”) e complete os dois campos. No primeiro (“Localizar”), coloque a palavra da maneira que você está no texto. No segundo (“Substituir por”), escreva a grafia correta. O Word faz toda a correção automaticamente e ainda indica quantos termos foram mudados.

Erros grifados
Já percebeu que, enquanto você digita, o Word vai grifando algumas palavras ou mesmo frases inteiras em vermelho ou verde, né? Esse é o recurso de “Correção Automática” do software. Os grifos em vermelho indicam palavras não encontradas pelo Word em seu dicionário, enquanto as linhas verdes indicam má construção de texto. Um clique com o botão direito sobre o termo sublinhado e o Word mostrará uma lista de sugestões e o motivo do erro. Para ativar a opção, aperte a tecla F7, responsável pelas formatações de “Ortografia e gramática”, vá às Opções e escolha o primeiro campo, “Verificar ortografia ao digitar”.

Autocorreção
Na pressa de escrever, quem não come uma letra num parágrafo ou inverte um termo em outro? Para evitar que o usuário perca tempo corrigindo palavras grafadas de maneira errada, o Word traz uma ferramenta de “AutoCoreção”. Pelo menu “AutoFormatação” em Formatar, você define como certa palavra digitada errada é substituída. Esseção, por exemplo, automaticamente, vira exceção. Clique em “Opções” para acessar e completar a lista com os termos que você mais erra.

Voltando atrás
Fez alguma coisa que não deveria ter sido feita? Não precisa nem pensar em refazer manualmente. Uma daz ferramentas mais úteis do Word resolve o seu problema. O “Desfazer”, acessível pelo atalho Crtl+Z ou pelo botão da seta azul na barra de ferramentas, recupera o documento antes da última ação do usuário. Para visualizar – e desfazer - todas as alterações já realizadas, basta clicar na setinha preta logo ao lado do ícone. Dessa maneira, você pode voltar escolher para onde voltar.

Dê a sua opinião
Da mesma maneira que controla as alterações em um texto que correu por inúmeras mãos, o Word permite que usuários façam comentários sobre o documento em balões que ocupam as margens do editor. Para dar sua opinião, clique em Inserir e escolha a opção “Comentário”. Os comentários podem ser relacionados a trechos do texto – cabe ao usuário escolhê-los – ou a um parágrafo completo. Para apagá-los, clique com o botão direito do mouse sobre as notas e escolha “Excluir comentário”.

Direto para o e-mail
Se você tem uma conta de e-mail inscrita no Outlook, o Word faz um atalho entre seu arquivo de texto e a caixa postal do seu destinatário. Basta escolher a opção “Enviar para Destinatário de e-mail” em Arquivo - ou clicar no ícone de envelope na barra de ferramentas – para que a interface do processador de textos se transforme em um e-mail. Nem é preciso abrir o Outlook inteiro, basta digitar o e-mail de quem vai receber o texto e enviá-lo.

Só para os seus olhos
Para evitar que seu texto caia nas mãos de quem não deve, o Word traz uma opção para proteção por senha. Vá em Ferramentas e escolha “Opções”. Na aba “Segurança”, você pode definir sua senha no campo “Senha de proteção”. São 10 diferentes tipos de criptografia, diferenciados pela facilidade de arrombamento e compatibilidade com outras versões ou concorrentes do Word.

Texto automático
Para não ter que digitar as mesmas frases de encerramento ou saudação em modelos de cartas ou documentos oficiais, o Word oferece a opção “AutoTexto” para a inserção de termos padronizados em determinados tipos de documento. Em Inserir, escolha “AutoTexto” e então o complemento desejado, como sua assinatura ou termos como “Queridos pais” ou “Atenciosamente”.

Fazendo listas
Ao invés de listar uma série de itens com asteriscos ou números, o Word oferece uma opção para criar listas decentes. Em “Marcadores e numeração” no menu Formatar, o usuário define se prefere usar números, letras, algarismos romanos ou marcadores, além de formatar diferentes níveis na lista e a distância entre o ícone e o texto no tópico. Na opção “AutoCorreção” (descrita no item acima), é possível também definir formatações automáticas das listas pelo programa.

fonte: Guilherme Felitti